Fransen Administratiekantoor &

Consultancy B.V.

Rijndijk 306a
2394 CH Hazerswoude

T 071 341 62 19
F 071 341 96 93
info@fransenadministratie.nl

KVK 28060541

BTW nr. NL809861586B01


Zorg voor een juiste WKR-administratie en voorkom naheffing

De werkgever is sinds 2015 verplicht om een de administratie van de werkkostenregeling (WKR) goed op orde te hebben. Bij controle door de Belastingdienst komt de WKR-administratie automatisch naar voren als checkpunt. Heeft uw organisatie de administratie goed op orde?

Regelmatig blijkt ook dat werkgevers de WKR-theorie rondom bijvoorbeeld gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen minder goed beheersen dan zij dachten waardoor de kans op naheffingen toeneemt.

 

Casus

Een bedrijf krijgt een loonbelastingcontroleur op bezoek. Door middel van steekproefsgewijs onderzoek wordt een controle uitgevoerd. Het bedrijf denkt de WKR-administratie netjes op orde te hebben. De controleur van de Belastingdienst vindt van niet omdat een restaurantfactuur niet terugkomt in de WKR-administratie. Door de extrapolatie die bij een steekproef plaatsvindt, bedraagt de bijbehorende naheffing maar liefst circa € 50.000.

 

Alleen het niet afdoende aanwijzen van het restaurantbonnetje als eindheffingsbestanddeel kan dus al genoeg zijn voor een naheffing, zelfs als er:

  • voldoende vrije ruimte is;
  • het etentje zakelijk was;
  • de kostenpost wel in voldoende mate was aangewezen als eindheffingsbestanddeel (en daardoor de WKR op die kostenpost van toepassing is).

 

De Belastingdienst blijkt in diverse gevallen namelijk streng op te treden bij het beoordelen van de WKR. Voer daarom een juiste WKR-administratie en voorkom naheffingen.

 

Aanwijzen als eindheffingsloon verplicht

Om gebruik te kunnen maken van gerichte vrijstellingen en de vrije ruimte moet er wettelijk gezien sprake zijn van eindheffingsloon. De Belastingdienst eist dat u het loon eerst aanwijst als eindheffingsloon. De manier waarop u dat doet bent u vrij in. U kunt bijvoorbeeld een vermelding in uw grootboekadministratie maken bij eindheffingsloon, of u kunt het in uw arbeidsvoorwaarden vermelden, of bij toekenning schriftelijk aan de werknemer meedelen.

 

Vier stappen bij de werkkostenregeling
1.Bepaal of de vergoeding of verstrekking loon is. Een vergoeding van
   intermediaire kosten is geen loon.
2.Ga na of de vergoeding of verstrekking onder de gerichte vrijstellingen of
   nihilwaarderingen valt.
3.Is de vergoeding of verstrekking geen gerichte vrijstelling of
   nihilwaardering, kies dan of u deze als eindheffingsloon behandelt en in
   de vrije ruimte onderbrengt of als loon van de werknemer behandelt.
4.Bereken over het bedrag boven de vrije ruimte 80 procent eindheffing.